Table des matière
Organiser un événement pour son entreprise, c’est un peu comme lancer une invitation à dîner à 2000 personnes… sans savoir combien vont venir. Alors, faut-il leur demander de confirmer leur présence ? Instinctivement, la réponse logique est oui. Mais est-ce vraiment la meilleure décision du point de vue de votre invité ?
Le besoin de contrôler… pour mieux s’organiser
Quand on prépare un événement, on veut que tout soit prêt : les chaises, le café, les badges, le buffet, l’accueil… Et pour ça, on a besoin de savoir combien de personnes vont venir. Rien de plus normal.
Demander une confirmation de présence permet :
- De prévoir le bon nombre de places,
- D’éviter les files d’attente à l’entrée,
- De mieux gérer les coûts,
- Et surtout… de rassurer l’organisateur.
Mais (et c’est là que ça coince) : ce besoin de contrôle est votre problème, pas celui de votre invité.
Du point de vue de votre invité, c’est une corvée
Regardons la situation avec les yeux de votre invité.
Il reçoit une invitation à un événement pro. Sa première réaction ?
“Est-ce que ça vaut le coup ? Est-ce que j’ai envie d’y aller ? Qu’est-ce que je vais y gagner ?”
Et là, vous lui demandez de confirmer sa présence. C’est-à-dire :
- Lire l’email,
- Cliquer sur un lien,
- Remplir un formulaire,
- Donner son nom, prénom, entreprise, email (qu’il vous a déjà donné !),
- Et cliquer sur « Envoyer ».
C’est trop !!!
Dans un monde où l’attention est rare et précieuse, chaque clic compte. Plus vous compliquez la tâche, moins vous avez de réponses. Demander une confirmation, c’est demander un effort. Et pour un événement pas encore prouvé comme “incontournable”, cet effort fait fuir.
Surtout si vous envoyez un courrier papier, type « tout-ménage » : votre destinataire ne vous connaît pas, ne vous attend pas, n’a rien demandé. Et vous voulez qu’il vous réponde ? Bonne chance…
Comment faire pour maximiser la participation sans faire fuir ?
1. Si vous n’êtes pas obligé de limiter le nombre de participants… NE DEMANDEZ PAS DE CONFIRMATION!
Plus simple = plus de monde.
Envoyez l’invitation, donnez toutes les infos pratiques, et laissez les gens venir librement. Si vous avez peur que la salle soit vide, prévoyez une « équipe de soutien » :
- Des collègues motivés,
- Des amis ou des partenaires,
- Une équipe de foot s’il faut, mais remplissez la salle sans compliquer la vie des autres.
Soyez accueillant, détendu, ouvert. Votre événement n’est pas le Gala du Met. Il faut d’abord créer du bouche-à-oreille positif, pas poser des barrières.
Évidemment, cette solution est dangereuse !
2. Mais si vous avez un nombre de places limité… rendez la confirmation irrésistible
Il y a 3 principes à respecter :
a. Créez de la rareté.
“⚠️ Attention, seulement 20 places disponibles. Premier arrivé, premier servi.”
C’est du marketing basique, mais diablement efficace. Personne ne veut rater quelque chose d’utile ou d’unique.
b. Réduisez au maximum la friction.
La confirmation doit être aussi simple que de se brosser les dents :
- Un bouton.
- Deux clics.
- Et c’est fini.
Exemples :
- Une fiche pré-remplie et pré-affranchie si vous envoyez du courrier.
- Un lien avec les infos déjà intégrées si c’est par email.
- Un bouton WhatsApp “Je viens” pour les invitations mobiles.
Moins il y a d’effort, plus il y a de confirmations.
c. Ne faites pas culpabiliser, donnez envie.
Au lieu de dire :
“Merci de confirmer, c’est important pour notre organisation.”
Dites plutôt :
“Réservez votre place dès maintenant et recevez votre surprise de bienvenue le jour J.”
En résumé
Demander une confirmation de présence à votre événement d’entreprise, ce n’est pas une obligation, c’est un choix stratégique.
👉 Si vous pouvez éviter : ne la demandez pas.
Laissez venir les gens naturellement, sans barrière.
👉 Si vous ne pouvez pas l’éviter : simplifiez-la à l’extrême.
Un clic. Une réponse. Zéro complication.
Et surtout : pensez comme votre invité, pas comme un organisateur stressé.
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